| Uw partner in relatiekwesties.
Cliëntenportaal | 078 - 620 87 34

Interne klachtenprocedure

Niet geheel tevreden over onze dienstverlening?
Ons kantoor zal er alles aan doen om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan het voorkomen dat u niet geheel tevreden bent over een bepaald aspect van onze dienstverlening.

Onze interne klachtenregeling
Wanneer u niet geheel tevreden bent over de kwaliteit van onze dienstverlening of over de declaratie verzoeken wij u uw bezwaren eerst voor te leggen aan ons. U kunt zich daarvoor echter ook direct wenden tot de heer drs. J.W. Kuiper, onze klachtenfunctionaris.

Interne klachtenprocedure

1. Begripsomschrijving

Klacht
Elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening  door de advocaat, door of namens de cliënt kenbaar gemaakt.

Klager
De cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht uit.

Klachtenprocedure
De op het kantoor gehanteerde procedure voor behandeling van klachten.

Klachtenregeling 
Dit document zijnde, de schriftelijke weergave van de op het kantoor gehanteerde klachtenprocedure.

Klachtenfunctionaris
De persoon, nier zijnde advocaat tegen wij de klacht is gericht, aan wie de behandeling van de klacht is overgedragen.

Klachtenregistratieformulier
Een intern te gebruiken formulier ter uitvoering van dei n de klachtenregeling vastgelegde procedure.

Geschillenregeling Advocatuur
De bij de Geschillencommissie Advocatuur gehanteerde procedure tot beslechting van geschillen tussen advocaten en cliënten.

Reglement Geschillencommissie Advocatuur
Het reglement waarin de werkwijze van de Geschillencommissie Advocatuur is neergelegd.

2. Doelstellingen
De doelstellingen van de klachtenregeling zijn
1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van de klachten van cliënten vast te stellen;
3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
4. medewerkers trainen in cliëntgericht reageren op klachten;
5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

3. Informeren van de cliënt
De advocaat
1. wijst de cliënt erop dat het kantoor een klachtenregeling hanteert;
2. deelt de cliënt mee dat de mogelijkheid bestaat om onoplosbare problemen voor te leggen aan de Geschillencommissie Advocatuur;
3. meldt de cliënt dat het Reglement Geschillencommissie Advocatuur kan worden opgevraagd bij de secretaris van de commissie op het adres 90600, 2509 LP Den Haag.

4. Interne klachtenprocedure
1. Wanneer een cliënt op enigerlei wijze het kantoor benadert met een klacht dan dient de betrokken advocaat daarvan in kennis te worden gesteld;
2. De betrokken advocaat tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na raadpleging van de klachtenfunctionaris;
3. Als klachtenfunctionaris zal optreden de heer drs. Jan Willem Kuiper;
4. De betrokken advocaat respectievelijk de klachtenfunctionaris draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van de onderhavige klachtenregeling;
5. Geheimhouding dient onder alle omstandigheden te zijn gewaarborgd;
6. De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt medegedeeld;
7. Wanneer in het contact met de cliënt de klacht niet tot tevredenheid wordt afgehandeld wordt aan de cliënt de mogelijkheid voorgelegd om middels een akte van compromis de kwestie voor te leggen aan de Geschillencommissie Advocatuur.

5. Registratie en classificatie van de klacht
1. Alle klachten worden geregistreerd volgens het klachtenregistratieformulier;
2. De klachtenfunctionaris registreert en classificeert de klacht;
3. De klacht wordt geclassificeerd
– Naar wijze van indiening als:
Mondeling
Schriftelijk
– Naar aard van de klacht volgens onderstaande categorieën
Klachten over werkwijze van/bejegening door de advocaat;
Klachten over juridisch-inhoudelijke aspecten van dienstverlening;
Klachten over financiële aspecten van de dienstverlening;
Klachten over praktijkvoering in het algemeen.
4. Een klacht kan in meerder klassen worden ingedeeld;
5. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de betrokken advocaat en de klachtenfunctionaris het Klachtenregistratieformulier.

6. Verantwoordelijkheden

1. De betrokken advocaat en daarna de klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de klachten;
2. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor een volledige invulling van het klachtenregistratieformulier;
3. De betrokken advocaat houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van de verder afhandeling van de klacht;
4. De klacht dient binnen vier weken schriftelijk door het kantoor afgehandeld te zijn;
5. De klachtenfunctionaris zorgt voor een reactie naar de klager;
6. De klachtenfunctionaris houdt het klachtendossier bij.

7. Analyse van de klachten

1. De klachtenregistratieformulieren worden na afhandeling van de klacht verzameld bij de klachtenfunctionaris;
2. De klachtenfunctionaris brengt van de afhandeling van klachten periodiek verslag uit;
3. De klachtenfunctionaris verwerkt de gegevens en maakt jaarlijks een analyse;
4. De klachtenfunctionaris doet tevens aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede verbetering van procedures.

8. Intern bespreken

1. Eenmaal per jaar worden de klachtengegevens op basis van een analyse op het kantoor besproken;
2. Maatregelen ter verbetering worden voorbereid en gepland:
3. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor het voorbereiden van deze vergadering en het maken van een analyse.

9. Preventieve actie

1. Op grond van de jaarlijkse analyse van de klachtenfunctionaris beslist het kantoor over de te nemen preventieve maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
2. De te nemen maatregelen worden gezamenlijk met de analyse gepresenteerd in de kantoorvergadering.

www.scriptsell.netwww.freepiratemovie.comBest Premium Wordpress Theme/Best Premium Wordpress Theme/